Накладная уходит в цифру

Что произошло 1 сентября

До 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная была правом. С 1 сентября она стала единственной законной формой документа, а бумажная накладная утратила силу везде, кроме восьми прямо названных Минтрансом случаев.

Механика перехода такая. Федеральный закон 140-ФЗ от 07.06.2025 переписал сразу четыре акта — Устав автомобильного транспорта, Устав железнодорожного транспорта, Воздушный кодекс и закон о транспортно-экспедиционной деятельности. Во всех четырёх появилась одна и та же конструкция: документ формируется в виде электронного документа и направляется в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Случаи, когда допустима бумага, определяет Минтранс — и он их определил приказом, закрытым перечнем.

Смешанный документооборот по одной перевозке не допускается: нельзя оформить накладную электронно, а заявку — на бумаге, или подписать первые титулы в системе, а приёмку груза — ручкой на распечатке.

Нормативная база

Пирамида из четырёх уровней: закон → постановление Правительства (порядок обмена) → приказ Минтранса (исключения) → приказ ФНС (формат XML). Спор с контрагентом или инспектором почти всегда разрешается на третьем и четвёртом уровне.

Кого касается, а кого нет

Обязанность привязана не к отрасли и не к размеру бизнеса, а к роли в конкретной перевозке. Одна и та же компания в разных сделках может быть грузоотправителем, экспедитором и грузополучателем одновременно — и в каждой роли у неё свой титул документа.

Тест из четырёх вопросов

1. Груз перевозится по договору перевозки или экспедиции? Если да — ЭПД обязательны. Если компания везёт свой товар своим транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не составляется вовсе: оформляется путевой лист.
2. Перевозка коммерческая? Услуга физлицу для личных нужд, не связанных с предпринимательством, выведена из-под требования.
3. Обе стороны — российские субъекты? Иностранное юрлицо, сведения о котором не внесены в государственный реестр, — основание для бумаги.
4. Груз не относится к спецкатегориям? Воинские грузы Минобороны и драгоценные металлы и камни имеют отдельный режим.

Какие документы стали обязательными

Восемь титулов ЭТрН

ЭТрН — не один файл, а конструктор из титулов (XML-файлов обмена), которые участники подписывают последовательно. Титул нельзя переподписать задним числом: цепочка фиксируется оператором с отметкой времени.

Восемь случаев, когда бумага законна

Перечень утверждён приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026, он закрытый и действует до 1 сентября 2032 года. Распространяется на автомобильный и городской наземный электрический транспорт и на все документы, необходимые для такой перевозки.

1. Воинские грузы, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России.
2. Иностранное юрлицо в роли отправителя или получателя, сведения о котором не внесены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.
3. Каботаж — перевозка по территории России иностранным перевозчиком из государства — члена ЕАЭС.
4. Услуга физическому лицу для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
5. Технический сбой, подтверждённый в установленном порядке (в том числе через государственную систему обнаружения компьютерных атак — ГосСОПКА).
6. Отсутствие интернета в населённых пунктах, где нет инфраструктуры связи, по перечню.
7. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо (внутреннее перемещение между своими объектами с привлечением перевозчика).
8. Драгоценные металлы и драгоценные камни, перевозка которых требует специального режима контроля.

Как это устроено технически

Участник не подключается к ГИС ЭПД напрямую. Между ним и государством стоит аккредитованный оператор информационной системы ЭПД. Схема одинаковая для всех документов:

1. Участник формирует XML нужного формата в своей учётной системе, веб-кабинете оператора или мобильном приложении.
2. Оператор проверяет файл на соответствие формату ФНС и фиксирует время подписания.
3. Оператор направляет сведения в ГИС ЭПД. По правилам обмена — не позднее 10 минут с момента получения файла; ответ системы приходит не более чем за 10 секунд.
4. Если ГИС ЭПД возвращает расхождение, оператор поясняет его в течение одного рабочего дня, исправленный файл принимается не позднее пятого календарного дня.
5. Документ доступен второй стороне — при необходимости через роуминг между операторами.
6. Контролирующие органы (ГИБДД, Ространснадзор, ФНС, ФТС) видят сведения в системе и не запрашивают копии.

Хранение

Документ хранится в трёх местах: у самого участника, у оператора ЭДО и в ГИС ЭПД. Стандартный срок хранения у оператора и в системе — 5 лет. Экспедиторы дополнительно обязаны хранить сведения о перевозках (стороны, свойства груза, маршрут) на территории России 3 года и предоставлять их уполномоченным органам по требованию.

Что происходит на дороге

Водитель не возит распечатку. В мобильном приложении формируется динамический QR-код с зашифрованными данными накладной; инспектор считывает его служебным планшетом, в том числе без интернета. Второй допустимый способ — визуализация электронного документа на устройстве с доступом в сеть. Код динамический: распечатать его один раз и возить в папке нельзя.

Операторы ИС ЭПД

Реестр ведёт Минтранс. По состоянию на август 2026 года аккредитовано 14 операторов, из них 11 работают в продуктивном контуре: АО «Калуга Астрал», АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Компания «Тензор», ООО «Такском», ООО «СберКорус», ООО «Эдивеб», ООО «Эвотор ОФД», ООО «ФораПром», ООО «Айтиком», ООО «Оператор-ЦРПТ», АО «Точка». Аккредитация выдаётся на срок и продлевается — перед договором проверьте актуальный реестр.

Алгоритм подключения: 9 шагов

Реальный срок полного перехода — от двух до шести месяцев, и большая часть этого времени уходит не на технику, а на контрагентов. Если вы начинаете сейчас, в моратории, идите по шагам, а не пытайтесь включить всё сразу.

1. Юрист · логистика · 3–5 дней

   Определить свои роли и периметр

   Выпишите все схемы перевозок, в которых участвует компания, и роль в каждой: отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор. Отдельно пометьте схемы, попадающие в исключения приказа № 262, и перевозки, где вообще нет договора перевозки (свой транспорт — только путевой лист). Результат — таблица «схема → роль → нужные документы → титулы, которые мы подписываем».

2. Логистика · 1–2 недели

   Выбрать оператора ИС ЭПД

   Критерии: наличие в актуальном реестре Минтранса и срок аккредитации; интеграция с вашей учётной системой (1С, SAP, собственная TMS) или API; мобильное приложение для водителей; поддержка ЭПЛ, если он вам нужен; тарификация — как правило, платными являются титулы 1 и 2, титулы 3 и 4 бесплатны; SLA и техподдержка 24/7. Практично оставаться у того же оператора, что и для товарного ЭДО.

3. Бухгалтерия · юрист · 1–2 недели

   Выпустить подписи и МЧД

   УКЭП руководителя — в удостоверяющем центре ФНС. Подписи физлиц для сотрудников, которые будут подписывать титулы, — в аккредитованном УЦ. На каждого такого сотрудника оформить МЧД с конкретными полномочиями и зарегистрировать её. Заранее назначьте владельцев полномочий: кто подписывает Т1, кто Т2/Т4, кто подтверждает стоимость (Т6).

4. HR · логистика · 2–3 недели

   Подготовить водителей

   Проверить, что все водители — в трудовых отношениях с перевозчиком. Обеспечить смартфоны или планшеты, установить приложение оператора, выдать ПЭП, провести обучение по сценариям: приёмка, выгрузка, предъявление QR, смена машины, отказ получателя. Заложить сценарий разряженного устройства (пауэрбанк — не роскошь, а элемент комплаенса).

5. Юрист · 2–4 недели

   Обновить договоры

   Внести в договоры перевозки, экспедиции и поставки блок об электронном документообороте: обязанность оформлять ЭПД, порядок обмена, идентификаторы участников, сроки подписания титулов, действия при сбое, распределение расходов на ЭДО, ответственность за неподписание. Готовые формулировки — в разделе 11.

6. Логистика · продажи · 3–8 недель

   Поднять контрагентов

   Самый долгий шаг. Сегментируйте: топ-20 контрагентов по обороту — персональные звонки и допсоглашения; остальные — массовая рассылка с запросом реквизитов ЭДО. Ведите реестр готовности: контрагент → оператор → идентификатор → роуминг настроен → тестовый обмен пройден. Шаблоны писем — в разделе 12.

7. ИТ · 2–4 недели

   Настроить интеграцию и справочники

   Подключить модуль в учётной системе или API. Выверить справочники: коды ОКПО и ИНН, адреса погрузки и выгрузки в формате ФИАС, номенклатура, коды грузов, транспортные средства, прицепы, водители. Большинство отказов ГИС ЭПД на старте — это грязные справочники, а не сложность формата.

8. Все · 1–2 недели

   Провести контрольные рейсы

   Выберите одно направление и одного лояльного контрагента. Проведите 5–10 рейсов полного цикла: Т1 → Т2 → Т3 → Т4, включая переадресовку и смену водителя. Зафиксируйте время каждого шага и точки, где процесс встаёт. Только после этого масштабируйте.

9. Руководитель · 1 день

   Закрепить внутренним приказом

   Приказ о переходе на ЭПД: с какой даты, кто ответственный, кто подписывает какие титулы, порядок действий при сбое и основания для бумажного оформления со ссылкой на приказ № 262, порядок хранения. Приложением — регламент и реестр МЧД. Шаблон — в разделе 12.

Один рейс по шагам

Нештатные сценарии

Груз принят частично или с расхождениями

Грузополучатель подписывает титул 3 с отметками о фактически принятом количестве и состоянии груза. Отдельный «акт расхождений» на бумаге не заменяет и не отменяет титул 3 — сведения должны попасть в электронный документ, иначе спор будет разбираться по данным ГИС ЭПД без ваших возражений.

Грузополучатель отказался от груза

Отказ фиксируется титулом 3 с соответствующей отметкой. Далее перевозчик оформляет переадресовку (титул 7) на нового получателя или возврат отправителю.

Переадресовка в пути

Титул 7 подписывает перевозчик. Новый адрес и новый грузополучатель попадают в тот же документ — новую накладную создавать не нужно.

Сломалась машина, поменяли водителя

Титул 8: смена водителя, тягача или прицепа. Подписывает перевозчик. Без него QR-код нового водителя не будет соответствовать данным в системе, и на посту это увидят.

У водителя разрядился или сломался телефон

Это не основание для бумаги. Рабочие решения: второе устройство в кабине, доступ логиста к визуализации документа для отправки инспектору, пауэрбанк. В регламенте пропишите порядок действий и телефон дежурного логиста.

Оператор ЭДО или ГИС ЭПД недоступны

Единственный сценарий, где бумага законна, — подтверждённый технический сбой (п. 5 перечня Минтранса). Порядок действий: зафиксировать время и симптомы, запросить у оператора официальное подтверждение инцидента, оформить перевозку на бумаге, составить внутренний акт, после восстановления сервиса сформировать электронный документ и сохранить оба комплекта в одном деле.

Контрагент отказывается подключаться

Юридически это его нарушение, но операционно проблема ваша: без его титула документ не закрыт. Инструменты — допсоглашение с обязанностью подключиться и сроком, договорная неустойка за неподписание титула, приостановка отгрузок, в крайнем случае — смена контрагента. Начинайте с письма (раздел 12), а не с претензии.

Ошибка в уже подписанном титуле

Титул не редактируется. Исправление идёт по правилам обмена: оператор передаёт исправленный файл, срок — не позднее пятого календарного дня, расхождение поясняется в течение рабочего дня. Практический вывод: контроль качества данных должен стоять до подписания, а не после.

Оговорки в договоры

Формулировки ниже — рабочие заготовки. Подставьте свои реквизиты и проверьте под конкретный договор; универсального текста, который подойдёт всем, не бывает.

N. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПЕРЕВОЗОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

N.1. Стороны применяют электронные перевозочные документы (далее — ЭПД)
в порядке, установленном Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ,
Правилами обмена электронными перевозочными документами и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации.

N.2. Транспортная накладная, заказ (заявка) и иные перевозочные документы
по настоящему договору формируются исключительно в виде электронных
документов в форматах, утверждённых ФНС России, подписываются усиленной
квалифицированной электронной подписью (для водителя — простой
электронной подписью в порядке, установленном законодательством)
и направляются в государственную информационную систему электронных
перевозочных документов через операторов информационных систем ЭПД.

N.3. Оформление перевозочных документов на бумажном носителе допускается
исключительно в случаях, установленных приказом Минтранса России
от 01.06.2026 № 262. Наличие такого случая подтверждается Стороной,
оформившей документ на бумажном носителе, документально в течение
2 (двух) рабочих дней.

N.4. Реквизиты информационного взаимодействия:
     Заказчик: оператор ИС ЭПД — [наименование],
     идентификатор участника — [ID];
     Перевозчик: оператор ИС ЭПД — [наименование],
     идентификатор участника — [ID].
     Об изменении указанных реквизитов Сторона уведомляет другую Сторону
     не позднее чем за 5 (пять) рабочих дней.

N.5. Сроки подписания титулов:
     титул 1 — не позднее момента подачи транспортного средства
     под погрузку;
     титул 2 — в момент приёма груза к перевозке;
     титул 3 — в момент выдачи груза грузополучателю;
     титул 4 — не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты выдачи груза;
     титулы 5 и 6 — не позднее 3 (трёх) рабочих дней с даты выдачи груза.

N.6. Электронные перевозочные документы, подписанные в соответствии
с настоящим разделом, признаются Сторонами равнозначными документам
на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью,
и являются надлежащим доказательством в том числе при разрешении споров.

N.7. Расходы на услуги операторов ИС ЭПД каждая Сторона несёт
самостоятельно.

N.8. В случае неподписания Стороной соответствующего титула электронной
транспортной накладной в сроки, установленные п. N.5 настоящего договора,
виновная Сторона уплачивает другой Стороне неустойку в размере
[0,1]% от стоимости перевозки за каждый день просрочки,
но не более [10]% стоимости перевозки.

N.9. Сторона, по вине которой перевозочный документ не сформирован
в электронном виде при отсутствии оснований, предусмотренных приказом
Минтранса России от 01.06.2026 № 262, возмещает другой Стороне
документально подтверждённые убытки, включая суммы административных
штрафов, наложенных на неё в связи с таким нарушением.

N.10. При наступлении технического сбоя, препятствующего формированию
или направлению ЭПД (недоступность оператора ИС ЭПД, ГИС ЭПД или
информационных систем Стороны), Сторона незамедлительно, но не позднее
2 (двух) часов, уведомляет другую Сторону любым доступным способом
с указанием времени начала сбоя.

N.11. На период сбоя перевозочные документы оформляются на бумажном
носителе на основании подпункта о технической невозможности формирования
электронных документов, установленного приказом Минтранса России
от 01.06.2026 № 262. Сторона, ссылающаяся на сбой, обязана в течение
3 (трёх) рабочих дней представить подтверждение оператора ИС ЭПД
о факте и периоде недоступности сервиса.

N.12. После восстановления работоспособности систем Стороны формируют
соответствующий электронный перевозочный документ в срок не позднее
5 (пяти) рабочих дней.

N.13. Стороны подтверждают, что при доставке товара с привлечением
перевозчика они выступают соответственно грузоотправителем
и грузополучателем и обязаны обеспечить формирование и подписание
электронной транспортной накладной в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

N.14. Покупатель обязуется обеспечить подключение к оператору
информационной системы электронных перевозочных документов
и подписание титула о приёме груза (титул 3) в момент приёмки товара.
Отказ Покупателя от подписания титула 3 при фактическом получении товара
не освобождает его от обязанности оплатить товар и не является
основанием для отказа от приёмки.

N.15. Экспедитор гарантирует, что сведения о нём внесены в реестр
уведомлений о начале осуществления транспортно-экспедиционной
деятельности и размещены на цифровой платформе «ГосЛог»,
и обязуется поддерживать актуальность этих сведений в течение всего
срока действия договора.

N.16. Об исключении сведений об Экспедиторе из указанного реестра
Экспедитор уведомляет Клиента в течение 1 (одного) рабочего дня.
Исключение сведений об Экспедиторе из реестра является основанием
для одностороннего отказа Клиента от исполнения договора
во внесудебном порядке.

N.17. Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская
расписка, складская расписка) формируются в электронном виде
в форматах, утверждённых ФНС России, и направляются в ГИС ЭПД.

Шаблоны писем и внутренних документов

Исх. № ___ от __.__.2026
Руководителю [наименование контрагента]

О переходе на электронные перевозочные документы

Уважаемый(ая) [имя отчество]!

С 1 сентября 2026 года в соответствии с Федеральным законом
от 07.06.2025 № 140-ФЗ и Уставом автомобильного транспорта
транспортная накладная, заказ (заявка) и экспедиторские документы
формируются исключительно в электронном виде и направляются
в государственную информационную систему электронных перевозочных
документов. Оформление указанных документов на бумажном носителе
допускается только в случаях, установленных приказом Минтранса России
от 01.06.2026 № 262.

[Наименование нашей компании] работает с электронными
перевозочными документами через оператора [оператор].
Между операторами информационных систем ЭПД действует роуминг, поэтому
смена вашего оператора не требуется.

Просим в срок до __.__.2026 направить на адрес
[e-mail] следующие сведения:
  1. наименование вашего оператора ИС ЭПД;
  2. идентификатор участника электронного документооборота;
  3. ФИО, должность и контакты ответственного за обмен ЭПД сотрудника;
  4. подтверждение готовности провести тестовый обмен документами.

Со своей стороны направляем проект дополнительного соглашения
к договору № ___ от __.__.____ в части электронного
документооборота.

Готовы провести совместное тестирование обмена и оказать методическую
поддержку. Контактное лицо: [ФИО, телефон, e-mail].

[Должность, подпись, ФИО]

Исх. № ___ от __.__.2026

О невозможности оформления перевозочных документов на бумажном носителе

Уважаемый(ая) [имя отчество]!

__.__.2026 мы направляли вам письмо № ___
о переходе на электронные перевозочные документы. Ответ на дату
настоящего письма не получен.

Обращаем внимание, что с 1 сентября 2026 года транспортная накладная,
оформленная на бумажном носителе вне случаев, установленных приказом
Минтранса России от 01.06.2026 № 262, не является надлежащим
перевозочным документом. Это создаёт риски для обеих сторон:
привлечение к административной ответственности после 1 марта 2027 года,
отказ в подтверждении расходов на перевозку при налоговой проверке,
а также затруднения при разрешении споров о сохранности груза.

Просим до __.__.2026 подтвердить готовность к обмену ЭПД
и направить реквизиты вашего оператора ИС ЭПД. В случае неполучения
ответа мы будем вынуждены рассмотреть вопрос о приостановлении
[отгрузок / приёма заявок] по договору
№ ___ от __.__.____ до урегулирования порядка
оформления перевозочных документов.

[Должность, подпись, ФИО]

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___
к договору [перевозки груза / транспортной экспедиции /
поставки] № ___ от __.__.____

г. ______ __.__.2026 [Наименование], именуемое в дальнейшем «___»,
в лице ___, действующего на основании ___,
с одной стороны, и [Наименование], именуемое
в дальнейшем «___», в лице ___,
с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение
о нижеследующем:

1. Дополнить договор разделом N «Электронный
   документооборот перевозочных документов» следующего содержания:
   [вставить блок N.1–N.7 из раздела «Оговорки в договоры»]

2. Стороны подтверждают, что перевозочные документы, оформленные
   в электронном виде и подписанные электронными подписями
   в соответствии с настоящим соглашением, имеют юридическую силу
   документов, составленных на бумажном носителе.

3. Настоящее соглашение вступает в силу с __.__.2026
   и является неотъемлемой частью договора.

4. Соглашение составлено в форме электронного документа и подписано
   усиленными квалифицированными электронными подписями сторон.

Реквизиты и подписи сторон

ПРИКАЗ № ___
О переходе на применение электронных перевозочных документов

г. ______ __.__.2026

В связи со вступлением в силу с 1 сентября 2026 года положений
Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ и в целях обеспечения
соблюдения требований к оформлению перевозочных документов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С __.__.2026 оформлять транспортные накладные,
   заказы (заявки) и экспедиторские документы исключительно в виде
   электронных документов через оператора информационной системы ЭПД
   [наименование оператора].

2. Назначить ответственным за организацию электронного документооборота
   перевозочных документов [должность, ФИО].

3. Утвердить распределение полномочий по подписанию титулов электронной
   транспортной накладной согласно приложению № 1 к настоящему приказу.

4. [Должность, ФИО] в срок до __.__.2026
   обеспечить оформление усиленных квалифицированных электронных подписей
   и машиночитаемых доверенностей на сотрудников, указанных
   в приложении № 1, и вести реестр выданных доверенностей.

5. [Должность, ФИО] обеспечить водителей мобильными
   устройствами, установить приложение оператора ИС ЭПД, провести
   обучение и инструктаж по порядку предъявления QR-кода
   при контрольных мероприятиях в срок до __.__.2026.

6. Утвердить Регламент действий при технической невозможности
   формирования электронных перевозочных документов (приложение № 2).
   Оформление перевозочных документов на бумажном носителе допускается
   исключительно в случаях, предусмотренных приказом Минтранса России
   от 01.06.2026 № 262, по письменному решению
   [должность] с приложением подтверждающих документов.

7. Обеспечить хранение электронных перевозочных документов и файлов
   электронных подписей в [указать хранилище]
   в течение 5 лет с даты завершения перевозки.

8. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Руководитель [подпись, ФИО]

АКТ № ___
о технической невозможности формирования электронных
перевозочных документов

г. ______ __.__.2026

Комиссия в составе: [должности, ФИО]
составила настоящий акт о нижеследующем.

1. __.__.2026 в __:__ зафиксирована
   недоступность [информационной системы оператора ИС ЭПД
   «___» / ГИС ЭПД / информационной системы организации].
   Характер сбоя: [описание, коды ошибок].
   Работоспособность восстановлена __.__.2026
   в __:__.

2. В период сбоя формирование и направление электронных перевозочных
   документов было технически невозможно, в связи с чем на основании
   приказа Минтранса России от 01.06.2026 № 262 перевозочные документы
   по перевозкам, перечисленным в приложении к настоящему акту,
   оформлены на бумажном носителе.

3. Подтверждающие материалы прилагаются: обращение в службу поддержки
   оператора от __.__.2026, ответ оператора
   исх. № ___, скриншоты, выгрузка журнала событий.

4. Электронные перевозочные документы по указанным перевозкам подлежат
   формированию в срок до __.__.2026.

Подписи членов комиссии

Тема: Запрос подтверждения недоступности сервиса ИС ЭПД
      __.__.2026, договор № ___

Добрый день!

__.__.2026 в период с __:__
до __:__ (МСК) со стороны
[наименование организации, ИНН] фиксировалась
невозможность формирования и направления электронных перевозочных
документов через ваш сервис. Обращение в поддержку:
№ ___ от __.__.2026.

Просим в течение 3 рабочих дней направить официальное подтверждение
на бланке организации с указанием:
  — факта и точного периода недоступности сервиса;
  — причины инцидента;
  — перечня затронутых функций (формирование, подписание, направление
    в ГИС ЭПД).

Подтверждение необходимо нам для документального обоснования оформления
перевозочных документов на бумажном носителе в соответствии с приказом
Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

[ФИО, должность, контакты]

Отдельный слой: реестр экспедиторов и «ГосЛог»

Для экспедиторов реформа состоит из двух независимых обязанностей, и вторая началась раньше первой.

Реестр уведомлений — с 1 марта 2026

Право осуществлять транспортно-экспедиционную деятельность возникает со дня размещения сведений в реестре. Уведомление подаётся через личный кабинет организации на Едином портале госуслуг и подписывается квалифицированной подписью; предусмотрен и бумажный порядок. Срок размещения — 1 рабочий день при полном комплекте сведений, до 7 дней при их отсутствии. Ространснадзор проверяет данные по государственным реестрам в течение 5 рабочих дней. Реестр ведётся на федеральной платформе «ГосЛог», оператор — Минтранс России.

Действующие на 1 марта 2026 года экспедиторы имели 60 дней на подачу уведомления — крайний срок 30 апреля 2026 года.

Требования к экспедитору

• у руководителя нет неснятой судимости за преступления в сфере экономики;
• не более одного факта привлечения к административной ответственности по законодательству о транспортно-экспедиционной деятельности за 12 месяцев;
• хранение сведений о перевозках на территории России в течение 3 лет и предоставление их уполномоченным органам по требованию;
• уведомление ФСБ России и обеспечение технической возможности проведения оперативно-разыскных мероприятий;
• запрет на трансграничную передачу персональных данных, кроме международных перевозок;
• организационные меры по выявлению предметов, изъятых из оборота или ограниченно оборотоспособных, и уведомление правоохранительных органов при их обнаружении.

Электронные экспедиторские документы — с 1 сентября 2026

Поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка формируются в электронном виде по форматам приказа ФНС № ЕД-1-26/277@ от 28.04.2026 и направляются в ГИС ЭПД по правилам ПП № 469 от 27.04.2026. Важная особенность: в экспедиторские документы участники не могут вносить изменения по своей инициативе — в отличие от железнодорожной накладной, где корректировка допускается, кроме сведений о грузоотправителе, получателе и квитанции приёма.

Штрафы, мораторий и реальные риски

Отдельной статьи «за отсутствие ЭТрН» в КоАП нет. Работают общие составы за отсутствие или ненадлежащее оформление перевозочных документов, плюс налоговые и гражданско-правовые последствия, которые на практике обходятся дороже штрафа.

Налоги, учёт и хранение

• Подтверждение расходов. С 1 сентября 2026 года расходы на перевозку подтверждаются электронным перевозочным документом. Бумажная копия при корректно оформленном ЭПД не нужна и в учёте не требуется.
• Дублирование запрещено. Смешанный документооборот по одной перевозке не допускается — не печатайте «на всякий случай» бумажный экземпляр в дополнение к электронному: два комплекта с разным содержанием создают риск, а не защиту.
• Связка с товарным контуром. ЭТрН не заменяет УПД или товарную накладную. Настройте сквозную нумерацию и ссылки, чтобы при проверке ЭТрН и УПД сопоставлялись автоматически.
• Хранение. 5 лет — стандартный срок для перевозочных документов у оператора и в ГИС ЭПД. Храните собственную копию: подписанные XML плюс визуализация плюс файлы подписей и МЧД. Отдельно — 3 года хранения сведений экспедитором на территории России.
• Доступ госорганов. ФНС, ФТС, ГИБДД и Ространснадзор получают сведения из ГИС ЭПД напрямую. Данные конкретной перевозки видят только её участники и их операторы — но контролирующий орган видит факт и содержание документа без запроса к вам.

Календарь ввода в эксплуатацию

FAQ: 30 ситуаций

Порталы, реестры, где что искать