Накладная уходит в цифру

Что произошло 1 сентября

До 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная была правом. С 1 сентября она стала единственной законной формой документа, а бумажная накладная утратила силу везде, кроме восьми прямо названных Минтрансом случаев.

Механика перехода такая. Федеральный закон 140-ФЗ от 07.06.2025 переписал сразу четыре акта — Устав автомобильного транспорта, Устав железнодорожного транспорта, Воздушный кодекс и закон о транспортно-экспедиционной деятельности. Во всех четырёх появилась одна и та же конструкция: документ формируется в виде электронного документа и направляется в государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Случаи, когда допустима бумага, определяет Минтранс — и он их определил приказом, закрытым перечнем.

Смешанный документооборот по одной перевозке не допускается: нельзя оформить накладную электронно, а заявку — на бумаге, или подписать первые титулы в системе, а приёмку груза — ручкой на распечатке.

Нормативная база

Пирамида из четырёх уровней: закон → постановление Правительства (порядок обмена) → приказ Минтранса (исключения) → приказ ФНС (формат XML). Спор с контрагентом или инспектором почти всегда разрешается на третьем и четвёртом уровне.

Кого касается, а кого нет

Обязанность привязана не к отрасли и не к размеру бизнеса, а к роли в конкретной перевозке. Одна и та же компания в разных сделках может быть грузоотправителем, экспедитором и грузополучателем одновременно — и в каждой роли у неё свой титул документа.

Тест из четырёх вопросов

1. Груз перевозится по договору перевозки или экспедиции? Если да — ЭПД обязательны. Если компания везёт свой товар своим транспортом и договора перевозки нет, транспортная накладная не составляется вовсе: оформляется путевой лист.
2. Перевозка коммерческая? Услуга физлицу для личных нужд, не связанных с предпринимательством, выведена из-под требования.
3. Обе стороны — российские субъекты? Иностранное юрлицо, сведения о котором не внесены в государственный реестр, — основание для бумаги.
4. Груз не относится к спецкатегориям? Воинские грузы Минобороны и драгоценные металлы и камни имеют отдельный режим.

Какие документы стали обязательными

Восемь титулов ЭТрН

ЭТрН — не один файл, а конструктор из титулов (XML-файлов обмена), которые участники подписывают последовательно. Титул нельзя переподписать задним числом: цепочка фиксируется оператором с отметкой времени.

Восемь случаев, когда бумага законна

Перечень утверждён приказом Минтранса № 262 от 01.06.2026, он закрытый и действует до 1 сентября 2032 года. Распространяется на автомобильный и городской наземный электрический транспорт и на все документы, необходимые для такой перевозки.

1. Воинские грузы, где грузоотправителем или грузополучателем выступает Минобороны России.
2. Иностранное юрлицо в роли отправителя или получателя, сведения о котором не внесены в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.
3. Каботаж — перевозка по территории России иностранным перевозчиком из государства — члена ЕАЭС.
4. Услуга физическому лицу для личных, семейных, домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
5. Технический сбой, подтверждённый в установленном порядке (в том числе через государственную систему обнаружения компьютерных атак — ГосСОПКА).
6. Отсутствие интернета в населённых пунктах, где нет инфраструктуры связи, по перечню.
7. Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо (внутреннее перемещение между своими объектами с привлечением перевозчика).
8. Драгоценные металлы и драгоценные камни, перевозка которых требует специального режима контроля.

Как это устроено технически

Участник не подключается к ГИС ЭПД напрямую. Между ним и государством стоит аккредитованный оператор информационной системы ЭПД. Схема одинаковая для всех документов:

1. Участник формирует XML нужного формата в своей учётной системе, веб-кабинете оператора или мобильном приложении.
2. Оператор проверяет файл на соответствие формату ФНС и фиксирует время подписания.
3. Оператор направляет сведения в ГИС ЭПД. По правилам обмена — не позднее 10 минут с момента получения файла; ответ системы приходит не более чем за 10 секунд.
4. Если ГИС ЭПД возвращает расхождение, оператор поясняет его в течение одного рабочего дня, исправленный файл принимается не позднее пятого календарного дня.
5. Документ доступен второй стороне — при необходимости через роуминг между операторами.
6. Контролирующие органы (ГИБДД, Ространснадзор, ФНС, ФТС) видят сведения в системе и не запрашивают копии.

Хранение

Документ хранится в трёх местах: у самого участника, у оператора ЭДО и в ГИС ЭПД. Стандартный срок хранения у оператора и в системе — 5 лет. Экспедиторы дополнительно обязаны хранить сведения о перевозках (стороны, свойства груза, маршрут) на территории России 3 года и предоставлять их уполномоченным органам по требованию.

Что происходит на дороге

Водитель не возит распечатку. В мобильном приложении формируется динамический QR-код с зашифрованными данными накладной; инспектор считывает его служебным планшетом, в том числе без интернета. Второй допустимый способ — визуализация электронного документа на устройстве с доступом в сеть. Код динамический: распечатать его один раз и возить в папке нельзя.

Операторы ИС ЭПД

Реестр ведёт Минтранс. По состоянию на август 2026 года аккредитовано 14 операторов, из них 11 работают в продуктивном контуре: АО «Калуга Астрал», АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Компания «Тензор», ООО «Такском», ООО «СберКорус», ООО «Эдивеб», ООО «Эвотор ОФД», ООО «ФораПром», ООО «Айтиком», ООО «Оператор-ЦРПТ», АО «Точка». Аккредитация выдаётся на срок и продлевается — перед договором проверьте актуальный реестр.

Алгоритм подключения: 9 шагов

Реальный срок полного перехода — от двух до шести месяцев, и большая часть этого времени уходит не на технику, а на контрагентов. Если вы начинаете сейчас, в моратории, идите по шагам, а не пытайтесь включить всё сразу.

1. Юрист · логистика · 3–5 дней

   Определить свои роли и периметр

   Выпишите все схемы перевозок, в которых участвует компания, и роль в каждой: отправитель, перевозчик, получатель, экспедитор. Отдельно пометьте схемы, попадающие в исключения приказа № 262, и перевозки, где вообще нет договора перевозки (свой транспорт — только путевой лист). Результат — таблица «схема → роль → нужные документы → титулы, которые мы подписываем».

2. Логистика · 1–2 недели

   Выбрать оператора ИС ЭПД

   Критерии: наличие в актуальном реестре Минтранса и срок аккредитации; интеграция с вашей учётной системой (1С, SAP, собственная TMS) или API; мобильное приложение для водителей; поддержка ЭПЛ, если он вам нужен; тарификация — как правило, платными являются титулы 1 и 2, титулы 3 и 4 бесплатны; SLA и техподдержка 24/7. Практично оставаться у того же оператора, что и для товарного ЭДО.

3. Бухгалтерия · юрист · 1–2 недели

   Выпустить подписи и МЧД

   УКЭП руководителя — в удостоверяющем центре ФНС. Подписи физлиц для сотрудников, которые будут подписывать титулы, — в аккредитованном УЦ. На каждого такого сотрудника оформить МЧД с конкретными полномочиями и зарегистрировать её. Заранее назначьте владельцев полномочий: кто подписывает Т1, кто Т2/Т4, кто подтверждает стоимость (Т6).

4. HR · логистика · 2–3 недели

   Подготовить водителей

   Проверить, что все водители — в трудовых отношениях с перевозчиком. Обеспечить смартфоны или планшеты, установить приложение оператора, выдать ПЭП, провести обучение по сценариям: приёмка, выгрузка, предъявление QR, смена машины, отказ получателя. Заложить сценарий разряженного устройства (пауэрбанк — не роскошь, а элемент комплаенса).

5. Юрист · 2–4 недели

   Обновить договоры

   Внести в договоры перевозки, экспедиции и поставки блок об электронном документообороте: обязанность оформлять ЭПД, порядок обмена, идентификаторы участников, сроки подписания титулов, действия при сбое, распределение расходов на ЭДО, ответственность за неподписание. Готовые формулировки — в разделе 11.

6. Логистика · продажи · 3–8 недель

   Поднять контрагентов

   Самый долгий шаг. Сегментируйте: топ-20 контрагентов по обороту — персональные звонки и допсоглашения; остальные — массовая рассылка с запросом реквизитов ЭДО. Ведите реестр готовности: контрагент → оператор → идентификатор → роуминг настроен → тестовый обмен пройден. Шаблоны писем — в разделе 12.

7. ИТ · 2–4 недели

   Настроить интеграцию и справочники

   Подключить модуль в учётной системе или API. Выверить справочники: коды ОКПО и ИНН, адреса погрузки и выгрузки в формате ФИАС, номенклатура, коды грузов, транспортные средства, прицепы, водители. Большинство отказов ГИС ЭПД на старте — это грязные справочники, а не сложность формата.

8. Все · 1–2 недели

   Провести контрольные рейсы

   Выберите одно направление и одного лояльного контрагента. Проведите 5–10 рейсов полного цикла: Т1 → Т2 → Т3 → Т4, включая переадресовку и смену водителя. Зафиксируйте время каждого шага и точки, где процесс встаёт. Только после этого масштабируйте.

9. Руководитель · 1 день

   Закрепить внутренним приказом

   Приказ о переходе на ЭПД: с какой даты, кто ответственный, кто подписывает какие титулы, порядок действий при сбое и основания для бумажного оформления со ссылкой на приказ № 262, порядок хранения. Приложением — регламент и реестр МЧД. Шаблон — в разделе 12.

Один рейс по шагам